Privacyverklaring CTCM voor onderzoek medewerkers

Het CTCM verwerkt verschillende soorten persoonsgegevens. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die u kunnen identificeren of u identificeerbaar maken. Dit betekent dat informatie ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon te herleiden is. In dit document wordt 'persoonsgegevens' verder vervangen door 'gegevens'. Deze privacyverklaring is van toepassing op alle gegevensverwerkingen die het CTCM in het kader van haar dienstverlening uitvoert ter facilitering van mensgebonden onderzoek.

Welke soorten gegevens verzamelen wij over u?

Het CTCM kan uw gegevens verwerken in het kader van haar dienstverlening binnen wetenschappelijk mensgebonden onderzoek.

In deze privacyverklaring wordt meermaals gerefereerd naar (onderdelen van ) het MUMC+. Het MUMC+ staat voor het samenwerkingsverband tussen het Maastricht Universitair Medisch Centrum (voorheen azM) en de Faculteit Health, Medicine and Life Sciences (FHML) van de Universiteit Maastricht.

De CTCM dienstverlening voor mensgebonden onderzoek binnen het MUMC+ wordt zowel namens de Raad van Bestuur van het MUMC+ als op vraag van (andere) onderzoeksinstellingen (bv. ziekenhuizen of farmaceutisch bedrijf) uitgevoerd.

In het kader van onze dienstverlening kunnen wij, afhankelijk van de soort dienstverlening, gebruik maken de volgende gegevens, indien noodzakelijk:

  • Uw voor- en achternaam en functiegegevens
  • Uw adresgegevens, uw telefoonnummer en/of e-mailadres
  • Uw IP-adres (datamanagement- of registratiesystemen waar u zelf op kunt inloggen)
  • BIG nummer en geboortedatum (GCP trainingen en declaraties MUMC+ onderzoeksprojecten)
  • BSN en rekening nummer (declaraties MUMC+ onderzoeksprojecten)

Bent u werkzaam in het MUMC+ ?

Het verwerken van uw gegevens in het kader van bovengenoemde dienstverlening aan (Raad van Bestuur van ) het MUMC+ is tevens vastgelegd in overkoepelende verwerkersovereenkomsten met tussen het CTCM en het MUMC+.

In aanvulling op bovenstaande, verwerkt CTCM voor medewerkers van het MUMC+ de volgende gegevens:

Dienstverlening

Verwerkte (persoons)gegevens

Doorberekening en verantwoording salariskosten medewerkers MUMC(+)

Geboortedatum, BSN,financiële gegevens (salaris), basisgegevens onderzoek

Coördinatie en verzorgen Centrum Specifieke Bijeenkomst MUMC+ (behorend bij eBROK)

Naam en contactgegevens, geboortedatum, BIG nummer

Coördinatie opvolging verplichte BROK of GCP certificering voor onderzoeksmedewerkers MUMC+

Naam en contactgegevens, geboortedatum

Kwaliteitssysteem onderzoek MUMC+

Naam en contactgegevens (enkel indien u als contactpersoon fungeert voor onderzoeksmedewerkers MUMC+ of het CTCM)

Helpdesk mensgebonden onderzoek

Naam en contactgegevens

Informatie verschaffen m.b.t. feasibilities mensgebonden onderzoek voor commerciële bedrijven

Naam en e-mailadres

Waarom heeft het CTCM uw gegevens nodig?

Het CTCM verwerkt uw gegevens in het kader van de verschillende vormen van dienstverlening zoals hierboven beschreven. Onze dienstverlening wordt met verschillende doelen uitgevoerd, zowel voorafgaand, tijdens als in de afsluitende fase van een onderzoek, zoals:

  • Faciliteren en ondersteunen verkrijgen goedkeuring onderzoek van de Raad van Bestuur van het MUMC+;
  • Vastleggen afspraken tussen partijen mensgebonden onderzoek;
  • Financiële verwerking, doorberekening of afhandeling kosten en salariëring binnen onderzoek;
  • Advisering en ondersteuning onderzoeksmedewerkers;
  • Controle naleving protocol en wet- en regelgeving;
  • Inschatting risicocategorie van onderzoeken;
  • Coördineren, informeren en trainen van onderzoeksmedewerkers;

Op basis van welke grondslag verwerken wij uw gegevens?

Noodzakelijk voor het uitvoeren van een overeenkomst:

Wanneer u een overeenkomst met ons afsluit, of wanneer de organisatie waar u werkt een overeenkomst met ons heeft afgesloten, verwerken wij uw gegevens, afhankelijk van het soort dienstverlening.

Gerechtvaardigd belang:

Het CTCM verzamelt persoonsgegevens binnen haar standaard bedrijfsprocessen. Wij kunnen uw persoonsgegevens gebruiken voor het versturen van uitnodigingen, nieuws of andere aanbiedingen voor dienstverlening. Het CTCM streeft bovendien ernaar haar activiteiten en dienstverlening zo kwalitatief mogelijk in te richten. Hiervoor kan het vereist zijn om uw gegevens te analyseren en te gebruiken voor informatie en trainingsdoeleinden. Daarnaast kan het CTCM uw gegevens verwerken om uitvoering te geven aan haar verplichtingen ten opzichte van derden. CTCM gaat zorgvuldig om met de verwerking van uw gegevens op basis van deze categorie en ziet erop toe dat deze niet onnodig vergaand is, uw belangen niet onevenredig schaadt en niet onnodig lang wordt bewaard.

Wettelijke verplichting:

Uw gegevens kunnen worden verwerkt indien het CTCM een wettelijke verplichting heeft om bepaalde gegevens van u te verwerken en/of te verstrekken aan derden

Toestemming:

Indien wij wensen extra gegevens van u te verwerken en wij ons hiervoor niet kunnen baseren op één van bovenstaande grondslagen, zullen wij u altijd apart schriftelijke toestemming vragen.

U kunt deze toestemming te allen tijde weer intrekken. Neem hiervoor contact met ons op.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Het CTCM bewaart uw gegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Bij de bewaring van uw gegevens ziet het CTCM er in de eerste plaats op toe dat alle wettelijke bewaartermijnen in acht worden genomen. Denk hierbij aan de wettelijke fiscale bewaartermijn van 7 jaar, de wettelijke bewaartermijn van 15 jaar voor documenten in het kader van klinisch onderzoek en de wettelijke bewaartermijnen in het kader van het arbeidsrecht.

Indien er geen wettelijke bewaartermijn geldt, beoordeelt het CTCM mede in het kader van bovenstaande periodieke evaluatie of uw gegevens nog actueel en correct zijn en of het bewaren hiervan nog te rechtvaardigen is. Het CTCM heeft intern een overzicht gemaakt van de aan te houden bewaar- en evaluatietermijnen.

Uitgangspunt blijft te allen tijde dat het CTCM zoveel mogelijk nastreeft uw gegevens te wissen, tenzij er nog een gerechtvaardigd belang is bij het langer bewaren. Zo is het voor CTCM bijvoorbeeld van cruciaal belang om onderzoekers ook na het verstrijken van geruime tijd te kunnen contacteren. Hierdoor is het mogelijk dat uw contactgegevens gedurende langere tijd worden bewaard. Voor aanvullende termijnen, zie ook de privacyverklaring voor onderzoeksmedewerkers.

Met wie delen wij uw gegevens?

Het CTCM verstrekt uw gegevens alléén aan derden indien dit nodig is voor één van de wettelijke grondslagen (zie hierboven). In het kader van onze dienstverlening zullen gegevens van onderzoeksmedewerkers bijvoorbeeld worden gedeeld met leveranciers van software voor registratie van onze dienstverlening, financiële administratie, de CTCM website, archivering en salarisadministratie (voor projecten in beheer van het CTCM).

Het CTCM sluit indien vereist met externe leveranciers een verwerkersovereenkomst af. In deze overeenkomst is onder andere vastgelegd dat deze organisatie uw gegevens op eenzelfde manier beveiligt als het CTCM, uw gegevens niet met andere partijen deelt en niet voor andere doelen zal verwerken.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw gegevens in te zien, te ontvangen, te corrigeren of te verwijderen. U kunt een

verzoek tot inzage, ontvangst, correctie of verwijdering sturen naar

privacy.ctcm(_AT_)mumc.nl
. Het CTCM zal zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek reageren.

Hoe worden uw gegevens beveiligd?

Het CTCM neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, of indien u meer informatie wenst over de beveiliging van door het CTCM verzamelde gegevens of bezwaar wilt maken tegen informatie uit deze privacyverklaring, neem dan contact op met Annika Olofsen, de Functionaris Gegevensbescherming van het CTCM, via

privacy.ctcm(_AT_)mumc.nl
.

Het CTCM is als volgt te bereiken:

Post- en vestigingsadres: Oxfordlaan 70, 6229 EV, Maastricht

Inschrijvingsnummer handelsregister Kamer van Koophandel: 14063808

Telefoon: 043-3872040

E-mailadres:

secretariaat.ctmc(_AT_)mumc.nl


 

 

© CTCM 2016 | ALGEMENE VOORWAARDEN

Login